Enregistrez chaque encaissement et gardez-en une trace claire
Avec Spay, chaque règlement est enregistré avec les informations nécessaires à son suivi : élève concerné, montant encaissé, mode de paiement, date de l’opération et reste à payer lorsqu’il s’agit d’un règlement partiel. Un reçu peut ensuite être édité pour garder une trace claire de l’encaissement.
Essayer gratuitementUn encaissement doit être enregistré sans ambiguïté
Lorsque les règlements sont notés manuellement ou répartis entre plusieurs supports, une simple question peut devenir difficile à résoudre : quel montant a été encaissé, par quel moyen, à quelle date et pour quel élève ?
Enregistrez le paiement au moment de l’encaissement
Spay permet à l’administration d’enregistrer le règlement directement dans la situation de l’élève afin que le paiement effectué soit immédiatement associé au bon dossier.
Montant encaissé
Enregistrez la somme réellement reçue.
Date du paiement
Conservez la date de l’opération pour faciliter le suivi.
Mode de règlement
Identifiez clairement la manière dont le paiement a été effectué.
Situation mise à jour
Le montant payé et le reste éventuel sont reflétés dans la situation de paiement de l’élève.
Paiement total ou partiel : le reste est toujours clair
Le montant versé par une famille ne correspond pas toujours à la totalité de la somme attendue. Spay distingue les règlements complets des règlements partiels et calcule le reste à payer.
Paiement total
Le montant attendu est entièrement réglé et la situation correspondante est soldée.
Paiement partiel
Le montant réellement encaissé est enregistré et la somme restant à payer reste clairement visible.
Enregistrez chaque règlement selon son mode de paiement
Spay permet de distinguer les principaux moyens de règlement utilisés par l’établissement afin de conserver une trace précise de chaque encaissement.
Espèces
Enregistrez les règlements reçus en espèces.
Virement
Identifiez les paiements effectués par virement.
Chèque
Enregistrez les informations nécessaires au suivi du règlement par chèque.
TPE
Enregistrez les paiements réalisés par terminal de paiement électronique.
Un suivi précis des paiements par chèque
Lorsqu’un règlement est effectué par chèque, Spay permet d’enregistrer les informations nécessaires à son identification et à son suivi.
- Numéro du chèque
- Date du chèque
- Montant
Un même règlement peut être réparti sur plusieurs chèques lorsque cela est nécessaire.
Reçu de paiement
Éditez un reçu pour chaque encaissement
Après l’enregistrement du règlement, Spay permet de générer un reçu reprenant les informations essentielles de l’opération afin de remettre une preuve claire du paiement effectué.
Impression adaptée à l’encaissement
Éditez et imprimez rapidement vos reçus dans un format adapté à l’utilisation quotidienne de l’administration.
Chaque encaissement reste traçable
Un règlement ne doit pas disparaître après l’impression du reçu. Spay conserve les informations liées aux encaissements afin que l’administration puisse retrouver les opérations enregistrées et vérifier la situation de paiement d’un élève.
Retrouvez ensuite toute la situation de paiement de l’élève
Les encaissements enregistrés alimentent la situation de paiement de l’élève afin que l’administration puisse retrouver les règlements effectués, les échéances concernées et les montants restant à payer.
Confirmez aussi le montant enregistré à la famille
Spay peut également utiliser WhatsApp pour informer la famille après l’encaissement et lui confirmer le montant de paiement enregistré dans le système.
Découvrir les notifications WhatsAppQuestions fréquentes sur les encaissements et les reçus
Gardez une trace claire de chaque encaissement
Enregistrez vos règlements, éditez vos reçus et retrouvez facilement les informations liées à chaque paiement avec Spay.
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